کنترل مدارک مهندسی در پروژههای صنعتی اهمیت، چالشها و راهحلهای سامانهای, یکی ازترین جوانب مدیریت پروژههای صنعتی، بهویژه در مثل EPC، مدیریت و کنترل مدارک و مستندات پروژه است. این عمل نه تنها در فاز مهندسی ضروری است، بلکه در تمام فازهای پروژه به دلیل حجم بالای مستندات و مدارک، éی منظم و منسجمی به وجود میآورد.در فاز مهندسی، خروجی این فاز شامل مدارک فنی است که حاصل همکاری یا حتی صدها مهندس متخصص میشود.

این مدارک در قالب کتابچه فنی شامل هزاران سند مهندسی تهیه میشود و به تیمهای خرید و برای اجرای پروژه تحویل داده میشود.، حداقل سه بار تبادل سند لازم است.

در پروژههای صنعتی بزرگ مانند پالایشگاه، پتروشیمی یا فولاد، تعداد مستندات مورد نیاز برای فازهای بعدی بین سه تا شش هزار داکیومنت است که تکمیل آن حداقل هجده هزار تراکنش اطلاعاتی را در بر میگیرد.این تعداد تراکنش صرفاً در رابطهٔ طراح، مشاور و کارفرما محسوب میشود؛ اما اگر تبادل اطلاعات داخل تیمهای مهندسی نیز در نظر گرفته شود، حجم این تبادل به پنج تا ده برابر افزایش مییابد.

، مدیریت آن تنها به طریق انسانی حتی با استفاده از کارشناسان éé نیز میشود.

لذا، نیاز به یک سامانه جامع برای مدیریت اطلاعات تبادل شده از درگاه این واحد احساس میشود. در چنین سامانهای، دسترسی به اطلاعات پروژه در ی که نیاز به بهروزرسانی وضعیت پروژه است، غیرممکن خواهد بود.در گذشته، بسیاری از پروژهها به دلیل عدم وجود سامانههای مناسب، از نرمافزار برای ثبت و کنترل مدارک استفاده میکردند.

گرچه این روش بهصورت موقت کارآمد بود، اما معایبی داشت که شاملعدم ساختار پایگاه دادهایعدم امکان به اشتراکگذاری در سطح تمام عوامل داخلی و ال پروژه در پهنههای جغرافیایی عدم پشتیبانی از فرآیندهای پروژهبا پیشبرد فناوری و بالا گرفتن أهمیت دسترسی به اطلاعات پروژه به صورت راهدور — بهویژه بعد از شیوع ویروس کرونا — ضرورت استفاده از سامانههای مکانیزه برای کنترل مدارک مشهود شد.

این é به وجود آورد که نرمافزارهای متناسب در این حوزه تولید و انتشار یابند.یک مثال پیش در این، نرمافزار کنترل مدارک آفام است که طی ده سال گذشته حضور فعال در حوزه پروژههای صنعتی داشته است.

این نرمافزار جزئی از سامانه جامع مدیریت اطلاعات پروژههای آفام (AFAM) است و نه تنها کنترل مدارک در فاز را بر عهده دارد، بلکه مدیریت عملی، روابط پروژه، وضعیت پیشرفت، تاخیرها، مکاتبات، تایم شیت و سایر جنبههای را مدیریت مینماید.این نرمافزار که به اختصار EDMS شناخته میشود، علاوه بر پوشش مستقیم این حوزهها، از طریق ارتباط با سایر ماژولها مانندسیستم مدیریت پروژههای خرید و تدارکات (PPMS)سیستم مدیریت فرآیندهای عمومی ساخت (CPMS)…

مدارک و مستندات مورد نیاز در این فازها را نیز تأمین مینماید و تضمین میکند که اطلاعات لازم در دسترس تیمهای مربوطه خواهد بود.همانطور که پیش اشاره شد، کنترل مدارک صرفاً به فاز محدود نیست. فازهای دیگر پروژه نیز به دلیل نیاز Cاساسی به مدارک طراحی شده در فاز — بهویژه در زمان و ón — ملزم بهن یک مکانیزم کنترل مدارک هستند. به همین دلیل، شرکت آفام در طراحی سایر سیستمهای خود نیز این رویکرد را در نظر گرفته و تدوین نموده است.منبع